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主题:word200

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word200  发帖心情 Post By:2006-2-11 23:35:55 [只看该作者]

第一课:制作一份通知

Word是什么

  Word是微软公司的Office系列办公组件之一,是目前世界上最流行的文字编辑软件。使用它我们可以编排出精美的文档,方便地编辑和发送电子邮件,编辑和处理网页等等。

  下面我们先教您做一份简单的通知。

第一课:制作一份通知

输入和修改文字

  正文编辑区中有个一闪一闪的小竖线,那是光标,它所在的位置称为插入点,我们输入的文字将会从那里出现。现在我们来输入通知的内容:按Ctrl+空格键打开中文输入法,敲入“通知”。这两个字就在屏幕上出现了,而光标也到了这两个字的后面。

  敲一下回车,光标移到了下一行。

  敲回车是给文章分段。我们平常用笔在纸上写文章不都是一段一段的吗?在纸上分段很简单,只要另起一行,空两格开始写就行了。但在Word中,我们就必须敲一下回车,告诉它该新起一段了。

  接着我们输入通知的正文内容,再敲一下回车。

  你可以看到,在输入正文时并没有没有敲回车,文字也另起一行了,这是因为Word会自动进行判断,如果一行写到了头,它就会将下面的文字移动到下一行中。

  最后输入通知的落款和日期。

  如果有输错的文字,比如这里的“速”字,应该是速度的“速”,而不是元素的“素”,该如何更改呢?用鼠标在这个“素”字前面单击,将光标定位到这个字的前面,按一下Delete键,“素”字就被删掉了,输入“速”,这样就改完了。

简单的文档排版

  下面对文档进行简单地排版。

  在对文字或段落进行操作之前,先要将其“选中”。选中是为了对一些特定的文字或段落进行操作而又不影响文章的其它部分时用的。

  如何选中文字呢? 如果要选中“通知”两个字,就把鼠标箭头移到“通”字的前面,按下鼠标左键,向右拖动鼠标到“知”字的后面松开左键,这两个字就变成黑底白字了,表示处于选中状态。

  选中这两个字后,单击“字号”下拉列表框旁的下拉箭头,从里面选择“初号”,“通知”两个字就变大了。

  单击工具栏中的“字体”下拉列表框,弹出的下拉列表中列出了电脑中所装的字体,而且每种字体长得什么样也都一目了然。从中选择“黑体”,“通知”两个字就变成了黑体字了。

  同样,我们可以选中正文文字,将字体大小设置为“二号”。

  下面再设置一下段落的对齐方式。先用鼠标在“通知”这一行里单击,把光标移到这一行,单击工具栏上的“居中”按钮,标题文字就居中对齐了。

  同样,我们将光标分别定位在落款和日期所在行,单击工具栏上的“右对齐”按钮,使其右对齐。

  还有那里没有调好呢?我们平时写文章都喜欢每段前空两个格,现在我们就调整中间这些段落。把光标定位到这一段中,向右拖动标尺上边的小三角,它的下面会出现一条虚线,当虚线到第三个字的前面时,松开左键后,段落的开始就空出了两格。

  这个小三角是首行缩进标记,它表示段落中第一行文字的开始位置。我们刚才把它拖到了第三个字的前面,就是表示想让这个段落中的第一行文字从第三个字的位置开始。

  最后我们增大“通知”两个字和下面的正文之间的距离。用鼠标在“知”字后面单击,把光标移到这里,然后按两下回车键,距离就大了。

  同样,可以把落款和上面的文字之间的距离也变大一些。

改变显示比例

  单击“显示比例”列表框旁的箭头,选择50%,整个通知的内容全都能看见了,然后单击工具栏上的“打印”按钮,就可以把通知打印出来了。

存盘和退出

  讲到这里,要告诉你的是千万不要忘了存盘。有时一个文档可能要写很长时间,中间万一遇到停电什么的,如果没有存盘,我们以前所做的工作就会被丢掉,这样就不得不从头来。而存盘是把我们的工作成果保存在硬盘或软盘上,这样即使停电,我们也可以把以前保存的东西拿出来继续干,就不会有太多的损失了。保存文件还有一个好处,如果以后一旦又要再打印一份同样的文档,我们就不必重新输入和编排一次,只需要把以前保存的文档打开,直接打印就行了。

  要保存文件,可以单击工具栏上的“保存”按钮,弹出“保存”对话框,默认的文件名是“通知.doc”,我们把它改成“公司通知.doc”:用鼠标在“通”字前面单击,输入“公司”两个字,注意文档保存的位置是“我的文档”文件夹,单击“保存”按钮,文档就保存好了。

  这时你会发现,现在Word的标题栏变成了“公司通知.doc - Microsoft Word”。

  只有第一次保存时才出现刚才的对话框,如果我们已经保存过文档,以后再保存时Word就会自动把修改的结果保存到原来的文档中,所以不会再出现对话框了。

  下面我们就来看看怎么退出Word。

  你可能要问,为什么要退出Word呢?让它开着用起来多方便呀!

  是这样的,我们用计算机并不是只干一件事,而每让计算机做一件不同的事都要打开一个程序,每打开一个程序都会占用一部分的系统资源;而计算机的资源是有限的,如果打开的每个程序都不关闭的话,系统资源很快就会耗尽,这时Windows就会由于系统资源耗尽而死机,我们就不得不重新启动计算机了。死机之前没有保存的工作成果都会丢失,如果真的因为这种原因导致工作丢失的话,是很不合算的。所以我们在用完某个程序之后,一定要退出,也就是关闭这个程序,这样就会把它所占用的系统资源交回给Windows,Windows就能有更多的资源来给其它的程序使用。

  跟其它的大多数程序一样,单击标题栏上的“关闭”按钮,就退出了Word。

打开文档

  如果你还想打开刚才保存的文档继续编辑,可以双击桌面上“我的文档”图标,在“我的文档”文件夹中的文件列表中找到“公司通知.doc”文件,双击它,Windows会自动启动Word,并且打开这个文档。

简单的表格功能

  如果想在文档中加入一个表格,也是很方便的。

  先把光标定位到正文内容的后面,落款的前面,单击工具栏上的“插入表格”按钮,弹出一个表格样子的面板,将鼠标移动到面板上,可以看到我们要插入的表格的行列数;在面板上移动鼠标,当显示为2×5时单击,文档中就插入了一个2×5的表格。

  接下来在表格里填上内容,现在光标已经位于第一个单元格中了,输入“姓名”,按一下向右的方向键,把光标移动到右边这个格里。

  然后输入其他内容。如果觉得字太大了,可以将其改小。选中表格中的文字,将字号设置为小二,现在字的大小就合适多了。如果还有放不下的字,可以调整一下单元格的宽度:在编辑区中单击取消选择状态;把鼠标放在“姓名”和“性别”两个单元格中间的竖线上,鼠标变成了左右双箭头形状,按下左键,在鼠标所在的位置就出现了一条虚线,拖动鼠标就可以改变单元格的宽度了;调整好第一列单元格的宽度;同样把其它的单元格也调整一下,这个表格就设置好了。

打印预览和打印

  这时我们发现下面的日期没有了,看来是刚才我们插入表格时把下面的日期挤到了第二页。把“通知”后面的空行删除一个,这样就好多了。

  我们预览一下,看看实际打印出来是什么样子:单击工具栏上的“打印预览”按钮,这可以看到预览的效果了。

  在预览状态下可以直接打印。单击工具栏上的“打印”按钮,就可以打印出来。

  怎么样,Word不难吧!这一课我们只是学了些WORD的入门知识,如果想更深入地学习,请继续看我们后面的教程。

[此贴子已经被作者于2006-2-11 23:43:51编辑过]



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第二课:基本操作

新建文档

  我们讲了Word第一课后,有位朋友和我说用起来太麻烦了,问他怎么个麻烦法,他说,有时要打印几份文件,每打印一份就要退出一次Word重来,所以特别麻烦。 其实根本用不着退出Word。你可以在Word里面关掉已经打印出来的文件,然后新建一个文档或者打开另外的文档,同时打开几个文件也可以。

  怎么做呢?很简单的,先看新建文档。我们打开Word。Word启动之后自动建立了一个新文档,注意现在标题栏上的文档名称是“文档1.doc”,单击工具栏上的"新建空白文档"按钮,现在我们就又新建了一个空白的文档,它的名字叫做“文档2.doc”。再单击这个按钮,就出现了“文档3”。这是我们新建一个文档最常用的方法。

     

打开文档

  怎么在Word里打开以前存盘的文档呢?我的朋友说他一直都是先退出Word,然后去双击要打开的文件,Word就会自动启动并打开那个文件。

   其实打开和新建一样,不用退出Word也可以打开文件,单击工具栏上的“打开”按钮,就可以打开一个“打开文件”对话框。

  我们来看看怎么打开D盘“笑话”文件夹中的“笑话.doc”。
  单击这个下拉列表框,从弹出的列表中选择“D:”,也就是D盘,现在下面的文件列表中出现的就是D盘的内容了,双击打开这个“笑话”文件夹,列表中就出现了“笑话.doc”文件,选中这个文件,单击“打开”按钮,就打开这个文件了。      

保存文档

  现在我们来看看保存文档。这次我们讲一点新东西:
  打开“另存为”对话框;这里有一个“新建文件夹”按钮,它可是很有用的:我们平时的文件都是分类存放的,而有时要保存编辑的稿件,觉得放到哪里都不合适,这时我们就可以新建一个文件夹把文件放到里面。单击这个“新建文件夹”按钮,在打开的对话框中输入文件夹的名字“稿件”,

  单击“确定”按钮,回到“另存为”对话框;输入文档的名字,单击“保存”按钮,我们就可以把文档保存在新建的文件夹中了。

多文档切换

 不过现在就有另一个问题了,现在我们打开了几
个文档,而不是像以前那样只打开一个文档,如果我
们想从现在这个文档切换到另外的一个文档中,该怎
么办呢?一般的办法是使用窗口菜单来切换当前编辑
的文档。
  打开窗口菜单,菜单的最下面列出了我们打开的
所有文档,带有对号的是当前编辑的文档,单击“文
档2.doc”,就切换到了“文档2.doc”。 当然你也
可以按下ALT+TAB键来切换,这是Word 2000新增的
切换功能。

关闭文档和退出Word

  现在我们打开了多个文档,假如我们现在要关闭
这个“文档2.doc”,单击标题栏上的这个“关闭”按
就可以了。 你可能要问,这个按钮不是退出Word
时用的吗?是这样,在只打开了一个文档时是点这个
按钮会退出Word,但在同时打开了几个文档时,它
的作用就只是关闭当前编辑的文档了。
现在我们只有
一个打开的文档,在刚才的关闭按钮的下面,也就是菜
单栏的最右端,又出现了一个关闭按钮。现在标题栏上
的“关闭”按钮的作用是关闭当前编辑的文件并且退出
Word,而菜单栏上的“关闭”按钮就只是关闭当前文档,
而不退出Word了。

   在打开了几个文档的时候可以直接退出Word,打开“文件”菜单,选择“退出”命令,就可以直接退出Word了。选择这个命令后,出现了一个对话框,这是提示我们要关闭的文档没有存盘,要不要现在保存,

  这是Word的一项功能。如果在上次保存之后你又对文档做了改动,它就会提醒你进行保存;现在的这些文件都没有保存价值,所以我们选择“否”。不过你以后遇到这个对话框时可要想清楚,是不是要保存。 虽然忘了保存文件时,退出Word会提醒你存盘,但你也要养成经常保存文件的习惯。不然万一遇到停电之类的特殊情况,可是谁也帮不了你。

了解Word界面

  现在我们再来看看Word的界面。Office 2000的界面与它以前的版本和其它软件都有些不同。Office 2000新增了一个智能菜单的功能,可以根据你对菜单命令或按钮的使用频率来决定是否直接显示它们。如果一个菜单项有很长时间没有被使用的话,Word就会自动把它隐藏起来,减少菜单中直接显示命令的数目。 如果要用隐藏起来的命令,只要单击菜单中的向下双箭头或者双击这个菜单就可以了。

我们还可以改变菜单栏的位置:
  在菜单栏的空白处按下鼠标左键,往下拖动,菜单栏的位置就改变了。工具栏也可以这样拖动,点住工具栏左边的竖线,拖动鼠标,就可以改变工具栏的位置了。

  还有其他一些工具栏没有显示,如果要显示它们,可以在工具栏上单击右键,在弹出的快捷菜单中选择“表格和边框”命令,界面中就又出现了一个“表格和边框”工具栏。

  你可能要问,有这么多工具栏,全显示出来不是更方便吗?那可不行,首先如果都显示出来的话,光工具栏就会占很大一部分的屏幕面积,那样我们用来输入文字的空间就很小了,会非常不方便;再者也没有必要,对一般的操作,使用“常用”和“格式工具栏就足够了,其它的工具栏在用到的时候再打开就可以了,而且有些工具栏会在需要使用相应的功能时自动弹出,而不用专门去打开它。 好了,Word界面上的一些小问题就介绍这些,如果你还有问题,可以看本课的补充部分。

补充部分

新建文档:

  前面我们学习了怎么 在 Word中 建立一个新文 档, 其实建立新文档 还 有几种 方法:

通过“开 始”菜单 的“新建Office 文档”命 令来 建立:
单 击“开始” 按钮,单击 “新建 Office 文档”命令
   打开“新建Office文档”对话框,选择“空文档”:

  单击“确定”按钮,出现了Word的启动画面,我们就建立了一个新的Word文档。
使用快捷键来建立: 在Word中按Ctrl+N键,可以建立一个新的空白文档。
在Word中使用“文件”菜单的“新建”命令来建立:
在“我的电脑”和“资源管理器”中使用“新建”命令来建立:
使用右键菜单来建立: 在桌面上空白处单击鼠标右键,在快捷菜单中单击“新建”项,从弹出的子菜单中选择“Microsoft Word文档”,给这个文档起好名字,这个文档就建立好了。

打开文档

通过“开始”菜单的“打开Office文档”命令来打开;
在Word里按“Ctrl+O”键。 在Word中使用“文件”菜单的“打开”命令。
使用“文件”菜单中的历史记录来打开文档:打开“文件”菜单,在下面有一栏显示了我们最近打开过的文档,单击其中的一条,就可以打开相应的文档了;
   我们还可以设置这个文档显示的数目:打开“工具”菜单,单击“选项”命令,打开“选项”对话框,单击“常规”选项卡,在这里有一个“列出最近使用文件?个”选项,输入框中可以输入文件的数目,而清除这个复选框则可以让Word不再记忆曾经打开的文件。

打开和保存对话框

  在Word 2000中打开的保存对话框做了很大的改进,在对话框左边有几个常用文件夹的快捷按钮,

“历史”按钮中保存了我们在Word中最近曾经编辑过的文档;
“My Documents”按钮就是“我的文档”文件夹的快捷按钮;
“桌面”按钮表示的是Windows的桌面;
“收藏夹”就是“开始”菜单中的“收藏夹”,IE中的收藏夹也是它;
而这个“Web文件夹”也是Office 2000新增的功能。

  Word作为世界上最流行的文字处理软件,当然应该可以打开其它格式的文本文件了,单击“文件类型”下拉列表框,选择要打开的文件的类型,同样找到文件保存的文件夹,单击“打开”按钮就可以了。
我们也可以使用“后退”按钮回到上次浏览的文件夹中;
  

  如果在打开时可以大致看到文档的内容,那在打开文件时 错误的机率就会大大地减少,在“打开文件”对话框的工 具栏中单击“视图”按钮右边的下拉箭头,选择菜单中的 “预览”命令,下面的文件列表的右边就出现了一个预览窗口。这样,在左边选中某个文件时,右边的预览窗口中就能看到文档开始部分的内容了。

   同样,如果可以看到文档的生成时间、文件大小或其它信息,我们可以判断出它是否是我们想要打开的文档:而在“打开”界面中要查看这些信息也很简单:
   单击工具栏上“视图”按钮的下拉箭头,选择菜单中的“详细资料”命令,在文件列表中就可以中看到文档的大小、生成时间等详细资料了;
   而如果这些资料有序地排列起来,还可以给我们的工作带来更大的方便:单击“视图”按钮的下拉箭头,单击“排列图标”项,可以选择按照名称、大小、类型或时间对文件进行排序;更简单的办法是在显示详细资料时,只要单击列表中的标题,就可以让文件按照标题的属性进行排序,单击可以切换是升序还是降序排列。

保存文档

保存的界面和打开界面基本相同,这里就不多介绍了。
其它的保存方式: 除了可以单击工具栏中的“保存”按钮之外,我们还可以选择“文件”菜单中的“保存”命令或者按快捷键Ctrl+S来保存文件。

“文件”菜单中的“另存为”命令
打开“文件”菜单,单击“另存为”命令,可以打开“另存为”对话框,输入新的文件名称,单击“保存”按钮就可以把文档保存起来了。
也可以把Word的. DOC文档存成其它格式的文档,在“保存”对话框或者“另存为”对话框中选择其它类型的文档格式进行保存就可以了。

自动保存和恢复

  Word有自动保存功能,可以帮助我们对文档进行保存:
  打开“工具”菜单,单击“选项”命令,打开“选项”对话框,单击“保存”选项卡,这里有一个“自动保存时间间隔”项,默认的时间是10分钟,你可以改变这个时间的设置,在一些配置比较低的机器上每次保存都会消耗不短的时间,为了方便可以将这个时间适当延长或者直接去掉它前面的复选框取消自动保存;而在一些配置比较高的机器上则可以把时间适当减小,以保证信息的丢失尽量小。

  需要注意的是,自动保存以后的信息并不是存储到了原来文件中,而是保存在了一些临时文件里,此时如果发生了断电,你原来的文档中保存仍然是你上次保存的内容,那自动保存有什么意义呢?自动保存会存储你上次最后一次手动存盘到最后一次自动保存之间所输入的信息,在发生了非正常退出后,用Word再次打开原来的文件,可以看到会同时出现一个恢复文档,此时这个恢复文档中保存的就是上次断电时自动保存的所有信息了,将原来的文档关闭,再将恢复文档保存为原来的文档就可以最大限度的减小损失了。

改变默认路径

  你一定注意到在启动Word后第一次使用保存和打开对话框时默认的文件夹都是“My Documents”即“我的文档”,如果你的大部分工作并不是保存在这个文件夹下,那是很不方便的,不过我们可以改变默认路径到指定的文件夹:
   打开“工具”菜单,单击“选项”命令,打开“选项”对话框,单击“文件位置”选项卡,这里有一个“文件类型”列表,选择第一项“文档”,单击“更改”按钮,

  弹出“更改位置”对话框,从对话框中选择默认的保存文件夹,单击“确定”按钮回到“选项”对话框,单击“确定”按钮,下次进入Word时默认的保存和打开路径就是刚才选择的文件夹了。

多文档切换

  在Word 2000中,每打开一个文档,Word 2000就会在任务栏中增加一个新的按钮,因此在同时打开几个文档时可以通过单击任务栏上相应的按钮来切换文档窗口,也可以通过使用Windows切换任务的快捷键Alt+Tab来在不同的文档间切换。

关闭和退出

  关闭正在打开的文档可以使用“文件”菜单中的“关闭”项。

界面的介绍

  使用键盘来打开菜单:我们已经知道了如何用鼠标来打开菜单,事实上用键盘也可以打开菜单。菜单栏上每个菜单项中都有一个带有下划线的字母,按下Alt+字母键,可以打开相应字母对应的菜单,如我们按下Alt+F键,就可以打开“文件”菜单;菜单打开后用上下光标键可以控制光条的移动,当光条所选定的选项有下级菜单时,按向右的光标键可以打开下级菜单;按左光标键则可以取消这个子菜单的显示;如果想要执行某个菜单命令,只要在光条位于该选项时敲回车键就可以了。按Esc键可以回退菜单的层数,按一次回退一级。




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